幹事様必見！宴会マニュアル
できるならやらずにいたい、幹事役。とは言っても当たってしまったらもう、やるしかない。そんな感じ様を当社システムで応援サポートしています!!
歓迎会、送別会、忘年会、新年会、打ち上げ、慰安旅行、社員旅行、研修旅行、同窓会などなど、幹事役を決める場面は多々あります。
できるなら当たりたくない幹事。
指名されたり、くじで回ってきたり、順番で回ってきたりと、方法は様々ですが当たる時は当たる。
しかし、仕事と私生活でいっぱいいっぱいの中、なかなか幹事の仕事に時間を取られないのも現状。そんなお困りの幹事様ができる限り楽をできるように、当社がサポートさせて頂きます。
旅行当日までに決める7つの手順
その一、ツボを押さえることが大切
ツボとは何なのかと言うと、まず主旨を決めること。
そして、参加するであろう口うるさい人の気にするポイントを把握して制圧するということです。会社の社長であったり、町内会長、上司、口うるさい人などなど、いざ宴会が始まったらダメだしが入ったり、終わってから指摘を受けたりすると、、せっかく幹事を頑張ったのに…。
と言うことになります。
押さえるべき人を見極めて、事前に手を打つましょう。
その二、参加者と日程を決める
参加者を決めて、全員が都合のつく日程を決めるのか
日程を決めて参加者を募るのか
どちらが主旨に合っているのかを考えて決める必要があります。
参加者を先に決めて、全員が行ける日を決めると言うのは、人数が少なければ成り立ちますが、多くなると幹事様が苦労するのであまりお勧めできません。
その三、参加者リストを作る
参加者を決めたら連絡先などをまとめてリスト化します。そして、連絡手段を決めます。
メール、電話、回覧、LINEなどのツールが一般的ではありますが、最近では幹事さん向けに作られた「調整さん」や｢調整丸」などの幹事様向けの無料ツールなどもあるので、出欠確認で利用するのも有効です。
その四、大体の予算を決める
★会社などからの｢会費」が予算として出るのか。
★出るのであれば金額はいくらなのか。
★差額が出たら自己負担として回収するのか。
★予算内でキッチリ収めるのか。
★会費制にするのか。
★積み立てのお金でやりくりするのか
まずは、どれだけの金額が予算になってくるのかを把握することが大切です。
その五、移動手段を決める
電車、マイカーで乗り合わせ、現地集合、バスをチャーターするなど、移動手段を決めないといけません。
★マイカー
《長所》
①移動手段としては、安く済む
②観光地まで直接移動できる。好きな時間設定や変更が可能
③乗り換えがないので、荷物を持ち歩かずに済む
《短所》
①ドライバーは飲酒できない
②誰が車を出すのか?という問題を解決しないといけない
③車の保険内容によっては、年齢制限や本人限定などのドライバーに制約が出てくる
※予算に余裕があるなら、②と③はレンタカーで解決する方法もあります
★電車
《長所》
①移動中の飲酒が可能
②天候に左右されにくい
③時間に正確
《短所》
①観光をする際には、別途タクシー料金などが発生する
②駅までの送迎が必要
③乗り換えなどの徒歩での移動の際には、荷物を持ち歩かなければならない
※予算に余裕があるなら、①と②はレンタカーで解決する方法もあります
※③については、ロッカーがあるようなら解決します。荷物を宅急便で送ると言う方法もあります
★バスをチャーター
《長所》
①移動中に飲み会ができる
②観光などの立ち寄り先を自由に設定できる
③荷物を持ち歩かなくていい
④集合場所にまで来てくれる
《短所》
①バス代の費用が、人数によっては一人当たりの負担額が上がってくる。人数が多い場合は電車より安くなることもある
②バス代だけでなく、運転手の宿泊費用が発生する。場合によってはバスの駐車場料金も発生する
★現地集合
《長所》
①親しくない者同士での旅行の場合、一緒に移動せずに済む
②自分の都合で移動できる
《短所》
①各自任せになるので、たまに遅れて来る人などがいて、幹事はその対応に追われる
その六、行き先を決める
行き先の決め方はいくつかあります。
①移動の所要時間で絞る
②食べたい名物や名店で決める
③行ってみたい観光スポットで決める
④スーパーコンパニオンのサービスの熱さで決める
※宴会の盛り上がり、スーパーコンパニオンがメインでお考えの方には④をお勧めしております。
その七、実際に手配をする
ご出発日まで、期間が取ってあり、人気のご宿泊日でないのであれば、先に旅行のタイムスケジュールを決めて頂いて構いませんが、満室の多いお日にちの場合、行きたい場所の宿泊施設がどこもいっぱいだと、行き先かお日にちを変えるしかなくなります。
そうすると、先にタイムスケジュールを決めてしまうと気持ちが萎えてしまうので、宿が取れそうかどうなのかについては、その判断を幹事様がされても構いませんが、やはりプロである当社にご相談頂けるとスムーズに運びます。
★お手配が必要な内容
①ご宿泊施設
②ご宴会場 (旅館様などの場合、夕食会場が自動的にご宴会場になります)
③交通手段
④立ち寄り先で予約が必要なもの
⑤ご昼食 お弁当なのか、お食事施設で召し上がるのか
⑥スーパーコンパニオン
ご自身でそれぞれをお手配頂くことも できないこともないですが、やはり専門知識がないので現地で思わぬ落とし穴があったりして、当日にその対応に追われたりします。
やはり専門的に扱っております、当社にお任せ頂くと、幹事様のお手間が少なく済むだけでなく、現地でトラブルの対応に追われることが格段に減ります。
当社6つのご利用の安心ポイント
幹事様が当社をご利用頂く安心ポイントは以下の点です。
1.一般の旅行会社がやっている安心感があります。
ピンクコンパニオンと言う商品のお申し込みだけにご不安はあるかと思います。
当サイトは、県知事に登録された旅行資格を有する一般の旅行会社が運営しております。
国家試験である旅行業務取扱管理者を突破した有資格者が複数人常駐しておりますので、安心してお任せ頂けます。
2.厳重に確認を取らせて頂いております。
まずは、ご予約内容をFAX又はメールにてお送りさせて頂いております。
それでも、意見の相違がないとも限りません。現地でトラブルを防ぐためにも、メール又はファックスにで内容をお送りしております。
キャンセル規定に抵触する時期になってきましたら、確認のメール又はお電話を差し上げます。
又、最終確認としてご宿泊前日などに確認の連絡を二重で入れさせて頂いておりますので、安心してご出発いただけます。
3.領収書の発行をさせて頂きます
枚数を分けての発行などにも柔軟に対応しております。
お気軽にご相談下さいませ。
4.コンパニオンについての記載を伏せることも可能です
お見積書や、領収書、お手配内容の書面から「コンパニオン」の記載を取り去っての発行が可能です。
ご希望の方は、お手配の際にお申し付け下さいませ。
発行元を運営会社である一般の旅行会社からの発行とすることも可能です。
5.事前決済が可能です
ご旅行の際に、現金を持ち歩くことが不安かと思います。
事前にの決済が可能です。又、カードでのお支払いにも対応しております。
現地でのカード決済をご希望のお客様は、お問い合わせ時にお申し付け下さいませ。
6.事前決済が可能です
朝8時から深夜23時まで、お電話とメールの窓口が対応しております。
お手配させて頂いた内容との相違があれば窓口で受付いたします。
ご宴会場や、ご宿泊先のお手配をお任せ頂ければ現地でのトラブルに対応致します。
ご自身でご宴会場やご宿泊先などをお手配される場合には、お客様の自己責任となります。
トラブルを防ぐためにも、専門業者である当社にお任せ頂くことをお勧めします。
当社へのお問い合わせは簡単！
ご出発日
人気の高いご出発日のお早めにお問い合わせを頂けますと、ご希望が適いやすくなります。
また、第二、第三の候補日も設定頂く事も有効です。
ご予算
お一人様当たり、総額のどちらでも設定頂いて構いません。
ご宿泊人数とコンパニオン人数
多少の人数の前後でしたら、ご決定後の変更も可能です。
お部屋数が追加になるご変更は「空室があれば」という前提での変更となります。
コンパニオンの人数もお客様で設定できますが、ご予算をおっしゃって頂いて、その中で収まるようにこちらで人数計算することも可能です。
行き先
ご用事などがあって、目的地が決まっている場合、その周辺でお探しすることが可能です。
目的地からどちらの方面に何キロ又は、移動所要時間で設定頂くこともできます。
また、ご出発地からどの方角へ行くのか?
移動所要時間は、どれだけが可能なのか?
温泉をご希望されるのか、どちらでも良いのか?
など、諸条件をお決め頂いてそこから打ち合わせさせて頂く事もできます。
ご宿泊の諸条件
特にこだわりがなければ構いませんが、料金に関わることもございますので、お見積もり前におっしゃって頂けるとありがたいです。
《よくあるご要望》
・お一人様、お一部屋ずつ必要
・露天風呂付客室希望
・貸切風呂
・別注料理(カニが食べたい、ステーキをつけたい、舟盛をつけたい等)
・宴会時にカラオケが必要
・二次会でカラオケボックスをご利用されたい
・麻雀を借りたい
など…。
他、オプションやお手配
ご宿泊とコンパニオンに関すること以外のお手配も承ります。
《よくあるごご依頼》
・ゴルフのお手配
・バスのチャーター
・ご昼食のお手配
・観光施設のご利用
など…。
ご清算方法について
当社をご利用頂く場合のお支払い方法について説明させて頂きます。
ご利用の際の清算方法は以下の通りとなります。
《事前の決済》
・銀行お振込み
・クレジットカード決済 (領収書の発行もお手続きの際にできます)
《現地での決済》
・現地でご清算頂けます。
・クレジットカードのご利用をご希望される際には、事前にお申し付け頂けると確実です。
よくあるご質問
幹事様からよく頂くご質問を集めてみました。
Q コンパニオンさんへのチップは必要ですか?
必要ございません。
ですが、チップの金額が自分の頑張り度となり、達成感につながるような子は、そのチップでサービス度が上がるなどの事例があるのも実際あります。
Q コンパニオンさんにオプション設定はありますか?
プランによっては野球拳などのゲームがオプション設定されているプランもございます。
詳しくは現地で、コンパニオンの子にご確認下さいませ。
Q コスブレの対応はしていますか?
確実を期すためには、お問い合わせ時にご依頼いただけた方がいいです。
現地で女の子にご確認頂けると、持参している場合もありますので、当日ご確認頂くこともできます。
Q 仲居さんに心づけは必要ですか?
特に必要はありませんが、お渡しいただく事で、多少のやんちゃに目を瞑ってもらえたりする場合があります。
Q 飲み物の持ち込みはできますか?
お夕食時ですと基本的にはできません。ただ、飲み放題がついている場合ですと受け入れてくれる旅館様もあります。
お申し込み時にお問い合わせ頂ければと思います。
客室へのお持込には、ある程度は見て見ぬふりをしてくださるところも多いです。
Q 予約内容の変更は、旅館に言えばいいのか?
当社に必ずご連絡下さい。
ご予約については、当社が責任を持って対応させて頂きます。
当社を通さず、直接旅館様にご連絡頂いた内容については、お客様の自己責任となり、何かあった場合には当社では責任を負えません。
